La no consignación de padrinos y testigos en partidas de libros “visitados” fue una de las faltas más reiteradas en el tiempo, ya observada en 1650 por el arzobispo de Santo Domingo, Francisco Pío Guadalupe y Téllez, en su visita pastoral a la parroquia del Sagrario de la Catedral, en el libro II de bautismos (1639-1673), folio 134[1] y en 1738 por fray José Felipe Mondoro, notario prosecretario del arzobispo fray Juan de Galavís, en su visita pastoral a El Seibo, como hizo constar en el libro I de bautismos (1726-1759), folio 68 vuelto[2], lo mismo que la de años omitidos en actas en las que solo se indicaban los meses, como advirtió el citado Fernández de Navarrete en su visita a la mencionada parroquia de la región este en 1682 en el libro I de óbitos (1666-1701), folios 107-108[3].

La falta de firmas fue también una falla recurrente, frente a cuya advertencia se hacía caso omiso, como comprobó fray José Moreno Curiel, arzobispo de Santo Domingo, en visita a la parroquia del Sagrario de la Catedral en 1754, al advertir en el libro IX de bautismos (1753-1758), folios 72 vuelto-73 vuelto, que tal desliz fue criticado en 1739, cuando hizo su visita el arzobispo Domingo Pantaleón Álvarez de Abréu y que quedó sin corrección de manera irreparable, por haber muerto el párroco al que se le había dejado prevenido[4].    

El estado de los archivos dejaba que desear en determinados casos. En 1784, monseñor Felipe José de Trespalacios, obispo electo de Puerto Rico, giró una visita a la parroquia de Higuey a nombre del arzobispo Isidoro Rodríguez Lorenzo, comprobando que el libro I de matrimonios, iniciado en 1727, estaba mojado y no se hallaba encuadernado y, lo peor, que no existía archivo, por lo que reclamó corregir tales situaciones, bajo pena de multa[5]. Todo da a entender que esas previsiones no fueron tomadas en cuenta, pues ese libro aparece foliado a partir de 1738, de manera que se perdieron once años de asientos de matrimonios[6]. 

En la parroquia de la Catedral de Santo Domingo el archivo fue establecido en 1790 por el arzobispo fray Fernando Portillo y Torres. Hasta entonces no existía uno “formal y riguroso”, “seguro y público” y los “libros tan interesantes al bien de la Iglesia y del Estado, cuáles son los de Bautismos, Casamientos y demás parroquiales” se guardaban en la casa de los curas. Considerando que el comején, multiplicado por la humedad, había causado destrozos en archivos eclesiásticos y seculares, ordenó que los libros fueran dispuestos en el sagrario del templo, en un mueble “de maderas fuertes y dobles con las correspondientes interiores divisiones”, asegurado con dos llaves, y que se limpiaran, airearan y asolearan con frecuencia.

El decreto de visita, transcrito en el libro XIX de bautismos (1788-1791), folios 426 a 429, puso de manifiesto una práctica que conspiraba contra la permanencia de lo escriturado: el uso de tintas de mala calidad e incluso vino; por tal razón, encargó y suplicó a los tenientes de curas poner “escrupuloso cuidado en que las tintas sean de buena condición, sin que alguno de sus simples sea vino u otro que sea corrosivo, y que, sin estos, señale bien y con permanencia”[7].