Hubo casos de descuidos proverbiales en cuanto a la formación de archivos, como el sorprendente hallazgo del arzobispo Pedro Valera y Jiménez a propósito de su visita a la parroquia Nuestra Señora de Regla en Baní en 1812, donde en los libros de bautismos, matrimonios y entierros no se había asentado ningún acta desde 1805, “dejando solo apuntes en pliegos y pedazos de papel”. El alcalde Manuel de Lara había confiado el asiento de las actas de bautismo a los señores Manuel Guerrero y Juan Manuel Monclús, pero estos suspendieron su labor después que De Lara murió y que transcribieran tan solo el equivalente a un año y nueve meses de partidas, comprendidas entre enero de 1805 y septiembre de 1806[1].

Entretanto, en 1816 al presbítero José Ruiz, cura de Santa Bárbara, le fue ordenado hacer cumplir el auto dictado por el arzobispo Pedro Valera contra el presbítero Antonio de Soto, anterior capellán en San José de Los Llanos, en el sentido de hacer inscribir actas de bautismo, matrimonio y defunción omitidas durante el desempeño de su curato entre 1812 y 1816 y que había asentado en cuadernos[2]. Este mal era una constante que se repetía de manera recurrente: más de cien años después y a pesar de que en 1889 se había publicado en el Boletín Eclesiástico un formulario para el asentamiento de partidas de defunciones, en 1919, el licenciado Rafael C. Conrado Castellanos, a propósito de su visita diocesana a la parroquia de San José de Matanzas, comprobó que, entre abril de 1910 y febrero de 1918, el presbítero Nicolás Zúñiga no asentó una sola partida de defunción[3].

Las deficiencias más comunes eran la falta de índices en cada libro o índices generales, la no firma y numeración de actas, la omisión de nombres de contrayentes, testigos y padrinos, la no indicación del apellido de los bautizados en el margen de las actas, las enmiendas en partidas realizadas de manera incorrecta y libros interrumpidos; en casos extremos, faltaba el nombre del sujeto principal y las actas de bautismo, matrimonio y defunción se anotaban en un único libro, como descubrió monseñor Fernando Arturo de Meriño en su visita pastoral a la parroquia de Nuestra Señora de los Remedios en Azua en 1887[4], o en libros rayados para uso del comercio, como encontraron Meriño en la parroquia y Vicaría Foránea de La Vega en su visita pastoral de 1887[5] y monseñor Adolfo Alejandro Nouel Bobadilla en su visita pastoral a Mao en 1905[6].

Hubo casos con tintes pintorescos, como la falta de asiento de partidas de defunciones en la parroquia del Espíritu Santo de Sabana Grande (Villa Mella), producto de “las últimas revueltas políticas”, que advirtió monseñor Nouel en su visita pastoral en 1908[7]; el extravío del libro VIII de bautismos en la parroquia de San Antonio de Guerra, censurada por monseñor Nouel en una visita pastoral ese mismo año[8] y la disposición del presbítero licenciado Rafael C. Castellanos, visitador diocesano en representación del arzobispo Nouel, dada al cura de la parroquia de Montecristi en 1919, de asentar la partida bautismal de Carmen Isabel Tavares, hija legítima de Manuel Francisco Tavares e Isabel Carmen Mayer, bautizada seis años antes, el 28 de enero de 1913, por el monseñor Nouel[9]. No es de extrañar que, ante la abrumadora cantidad de circunstancias negativas, fray Roque Cocchia, después de cinco meses y medio de Santa Pastoral Visita en las provincias del Cibao y el sur en 1877, en una carta al clero y sus fieles, declarara que los libros de determinadas parroquias lo habían hecho temblar[10]…

Como queda visto, la casuística que recogen las actas de las visitas pastorales sobre las formalidades de los libros parroquiales es variadísima y de sumo interés para todo aquel que los aborde como material para investigaciones genealógicas. Las faltas de uniformidad en distintos aspectos y las fallas recurrentes apreciables en el decurso de cuatro siglos ponen de relieve las dificultades de comunicación y la debilidad de las máximas autoridades eclesiásticas para hacer cumplir sus mandatos, pese a su insistencia en la corrección de los yerros que encontraban y las medidas de subsanación y sanción impuestas. Y dejan al descubierto una lastimosa enseñanza: la memoria de las parroquias no estuvo en el centro de la atención de numerosos curas.